Conditions | Vandredi

MODALITÉS ET CONDITIONS
De location chez VANdredi location inc.

1-Modalités générales :

LENTEMENT C’EST PAYANT !!

Nos véhicules sont souvent plus long et surtout plus haut que ceux que vous êtes habitués de conduire. Soyez prudent lors de vos déplacements et n’hésitez pas d’y aller tranquillement. Toujours connaître votre hauteur avant de partir, pour être certain de ne pas accrocher, surtout lors de vos manœuvres de stationnement.

En mouvement respectez les limites de vitesse et évitez de suivre de trop près, ce sont des véhicules qui peuvent nécessiter plus de distance de freinage. De plus en respectant les limites de vitesses, le véhicule est plus économique en essence et de toute façon, il n’y a rien d’urgent, c’est VANdredi tous les jours ;)

CONDUCTEUR

Tout conducteur doit être âgé de 25 ans et plus lors de la location de nos véhicules. Ne doit pas être responsable de plus de 2 accidents dans les 6 dernières années. Ne doit pas commis d’infraction criminelle, ni s’être fait résilier un contrat d’assurance dans les 3 dernières années.

Votre location couvre les assurances pour un seul conducteur. Si vous souhaitez ajouter un ou plusieurs conducteurs, des frais de 50 $ (ouverture de dossier) s'appliqueront par conducteur additionnel pour la durée totale de la location.

Le conducteur doit détenir un permis de conduire valide pour la durée totale de la location. Les permis doivent être présentés à l'employé de VANdredi Location le jour du départ, avant la prise de possession du véhicule.

Pour les clients internationaux, il est recommandé de se procurer un permis de conduire international.

Seuls les clients inscrits au contrat et couverts par l'assurance seront autorisés à conduire le véhicule loué.

PAIEMENT

Le paiement complet par carte de crédit est exigé lors de la réservation initiale.

Tous les paiements doivent être effectués en dollars canadiens.

PÉRIODE DE LOCATION

La durée minimum d'une location est de 4 jours en basse saison (15 octobre au 15 juin) et de 4 jours en haute saison (16 juin au 14 octobre). Il n'y a pas de durée maximale de location. Toutefois, vous devez nous contacter pour toute réservation de plus de 120 jours.

TARIFS DE LOCATION :

Les tarifs de location, les règlements et conditions sont sujets à changement sans préavis.

DEVISE ET TAUX DE CHANGE

Tous les prix sont indiqués en dollars canadiens. En raison des fluctuations du taux de change, de légères variations peuvent être observées entre les montants facturés initialement et les montants remboursés. VANdredi location ne peut être tenu responsable des variations du taux de change. Les remboursements par carte de crédit peuvent prendre jusqu'à 15 jours ouvrables selon votre institution financière. Dans le cas où vous êtes impliqués dans un accident, le remboursement peut prendre jusqu'à 90 jours ouvrables.

HIVER

Nos VR sont équipés pour l'hiver : pneus d'hiver, balais à neige, grattoir. Cependant, bien que notre flotte soit équipée de pneus d'hiver, nous vous demandons d'utiliser votre jugement avant de vous aventurer sur des routes à risque ou des parcs nationaux. Pour éviter d'endommager le VR et ses équipements en hiver, nous vous demandons de laisser le chauffage allumé en permanence à une température minimale de 15°. Les clients qui ne respecteront pas cette consigne pourraient causer des dommages importants au VR et se voir facturer les réparations. Le tuyau d'échappement pour le chauffage est situé près du pneu arrière (côté conducteur). Il est important de s'assurer qu'il est déneigé et dégagé en permanence pour éviter les émissions d'essence dans le VR. Veuillez noter que tous nos VR sont équipés de détecteurs de monoxyde de carbone. Nous vous conseillons de déneiger régulièrement votre panneau solaire pour qu'il continue à recharger vos batteries.

ANIMAUX

Les chiens sont les bienvenus! Cependant, des frais additionnels de 150 $ vous seront facturés pour la durée de la location pour le nettoyage et les housses fournies (les chiens laissent souvent des traces). Pour tout dommage causé par votre animal de compagnie, tels qu'un banc mâchouillé, du mobilier ou un plancher grafigné, etc., le coût de la réparation sera déduit du dépôt de sécurité. Le nombre maximum de chiens par véhicule est deux. Nous vous demandons de ne jamais laisser votre animal seul dans le véhicule avec les fenêtres fermées pour des raisons de sécurité.

ACCESSOIRES FOURNIS

La location inclut le matériel nécessaire à la préparation et la cuisson des repas. Tout accessoire perdu ou brisé durant votre location vous sera facturé au prix courant dans leur totalité. Les supports à vélo (disponibles en extra) seront installés par notre équipe avant votre départ. La manipulation, ainsi que l’installation de votre équipement personnel, sont de votre responsabilité pendant toute la durée de votre séjour. Nous vous demandons de faire attention de ne pas confondre les articles appartenant à Vandredi Location avec vos articles personnels lorsque vous videz la van à votre retour. Il arrive que certains clients repartent avec du matériel Vandredi Location par erreur. Si tel est le cas, nous vous facturerons le matériel au prix courant.

Pour la liste complète des accessoires inclus avec votre location, veuillez consulter notre site web. Pour la liste complète des accessoires de loisirs et de confort disponibles à la carte, veuillez contacter notre équipe.

FUMEURS

Il est strictement interdit de fumer dans les véhicules. Si nous considérons que vous n’avez pas respecté cette consigne, un montant de 250 $ vous sera facturé pour le nettoyage du véhicule.

KILOMÉTRAGE

La réservation inclut 250 km par jour de location (par exemple, une réservation de 4 jours = 1000 km répartis sur toute la durée de la location). Des forfaits kilométrage supplémentaires peuvent être achetés en fonction des besoins du locataire. Le kilométrage excédentaire sera facturé à 0,30 $ par kilomètre. Les forfaits kilométrage ne sont pas remboursables si le locataire ne les utilise pas pendant la location.

PASSAGERS

Lorsque le véhicule est en marche, le nombre de passagers ne doit pas excéder le nombre de ceintures homologuées. Tous les passagers doivent être attachés en tout temps à l'aide de leur ceinture de sécurité lorsque le véhicule est en marche.

CLÉS

En cas de perte de clé, des frais de 450 $ seront retenus sur votre dépôt.

CODE DE CONDUITE

Le conducteur doit respecter le code de sécurité routière en vigueur dans la province ou l'État où il se trouve. Le client est responsable de payer toutes les contraventions qu'il reçoit durant la période de location. Toute contravention impayée émise durant la période de location du client entraînera des frais administratifs de 25 $ en plus des frais imputés.

PHOTO RADAR

Vous devez en tout temps respecter les limites de vitesse en vigueur. Toute contravention impayée émise durant votre période de location entraînera des frais administratifs de 25 $ en plus des frais imputés qui seront facturés à votre carte de crédit.

PÉAGE

Vous devez payer les frais à chaque poste de péage. Si ce n'est pas fait, nous chargerons les montants à votre carte de crédit en plus des frais administratifs de 25 $.

REMORQUAGE

Tous les frais de remorquage sont à la charge du client. Vous êtes tenus de respecter en tout temps le code de la route.

SYSTÈME DE REPÉRAGE

Nos unités sont tous équipés de système de repérage de type GPS et/ou Airtags.

ESSENCE

Pour la plupart des locations, le réservoir d'essence sera plein au départ et devra être retourné au bureau de Vandredi Location avec la même quantité d'essence à la fin du voyage. Si le réservoir n'est pas plein lors du départ, le client devra retourner le véhicule avec la même quantité d'essence qu'il avait au moment de quitter pour son voyage. Une pénalité de 50 $, en plus du montant total d'un plein d'essence, sera chargée à votre carte de crédit si cette condition n'est pas respectée. En cas d'oubli, une station-service est à proximité de nos bureaux.

TERRITOIRE

Frontière Canada/USA – Si votre période de location comprend un séjour aux USA, veuillez nous informer de votre voyage avant votre départ afin que nous puissions adapter nos assurances à votre séjour. Si vous ne déclarez pas cette information, vous pourriez ne pas être couvert lors de votre voyage. Il est donc primordial de nous fournir cette information. Aucun surcoût ne sera appliqué à votre réservation.

Il est permis de circuler sur les chemins publics au Canada et aux États-Unis. Cependant, aucun hors-piste n'est permis. Si un accident survient dans un lieu ne respectant pas cette règle, les assurances ne couvriront pas les dommages et vous serez tenus de payer la totalité des frais de réparation.

Il est formellement interdit de franchir la frontière du Mexique en aucun cas, et de rouler sur les routes/chemins en gravier. Les routes hors limites sont : Denali Highway en Alaska, McCarthy Road entre Chitina et McCarthy en Alaska, North Canol Highway au Yukon, Dalton Highway (au nord de Livingood), Taylor Highway (Hwy#5) au nord d'Eagle à partir de la jonction de Top of the World Highway (Hwy#9), Tractor Trail et Taylor Highway (Hwy#5) à l'ouest de Chicken. Il est possible de circuler sur Taylor Highway en direction de Chicken en Alaska. Chaque véhicule est muni d'un tracker, donc nous sommes capables de voir les routes empruntées.

PROTOCOLE DE NETTOYAGE ET DE DÉSINFECTION COVID-19 :

Chez VANdredi Location, le nettoyage en profondeur de nos véhicules a toujours été une pratique de base pour assurer la propreté des vans et des équipements en tout temps. Cependant, en ces temps difficiles, nous avons mis en place des mesures supplémentaires pour tout nettoyer et désinfecter en respectant les directives des autorités sanitaires. Nous nous attardons spécifiquement sur toutes les zones fréquemment touchées par les voyageurs, y compris l'habitacle, en utilisant un désinfectant pour multiples surfaces. Nous lavons également la literie et la vaisselle à l'eau chaude. Nous espérons que ces mesures vous rassureront et vous permettront de passer un agréable séjour dans l'un de nos vans.

2-Dépôts de sécurité, paiements et annulation :

DÉPÔT DE SÉCURITÉ

Un dépôt de sécurité de 2 500 $ sera retenu lors de la signature du contrat (jour du départ) et sera remboursé sur votre carte dans les 24 à 48 heures ouvrables (selon votre banque), suivant le retour en bon état du véhicule,

Nous n'acceptons pas les cartes de crédit prépayées ni les cartes de crédit de débit. Le dépôt de sécurité est requis pour couvrir la franchise en cas d'accident, de négligence de la part du ou des conducteurs et/ou les frais supplémentaires éventuels tels que les dommages au véhicule, aux équipements et à l'état du véhicule, les kilomètres supplémentaires non inclus, les contraventions, la perte ou le bris d'accessoires, tous autres dommages causés au véhicule ainsi que les contraventions, photo radars, le stationnement illégal, etc.

Le dépôt de sécurité de tous les clients impliqués dans un accident sera retenu (selon les montants maximums indiqués ci-joint) pendant au moins 90 jours ou jusqu'à ce que la demande d'indemnisation soit réglée.

Un dépôt de sécurité d'un minimum de 5 000 $ sera retenu pour toutes les locations de type corporatif ou événementiel. Veuillez contacter un membre de l'équipe VANdredi si vous souhaitez recevoir plus d'informations à ce sujet.

ANNULATIONS :

En cas d'annulation effectuée plus de 30 jours avant la date de départ, des frais d'annulation correspondant à 10% de la valeur totale de la location (hors frais d'assurance et de ménage) seront appliqués pour les réservations d'un montant de 2500 $ ou plus. Pour les réservations de moins de 2500 $, des frais d'annulation de 250 $ seront facturés. Veuillez noter que ces frais sont sujets à modification.

En cas d'annulation effectuée entre 11 et 30 jours avant la date de départ, des frais d'annulation de 50% de la valeur totale de la location (hors frais d'assurance et de ménage) seront retenus. Aucun remboursement ne sera accordé pour les annulations effectuées 10 jours ou moins avant la réservation.

MODIFICATIONS DES DATES :

Des frais de 15% du montant total de la réservation seront facturés au client pour toutes les modifications de dates effectuées 30 jours ou moins avant la date de départ. Notez que les modifications ou les reports de dates de réservation effectués à la dernière minute entraînent souvent une non-utilisation de la van pendant plusieurs jours (soit la durée de la réservation initiale), ce qui pénalise d'autres clients qui auraient pu la réserver si ces dates avaient été disponibles plus tôt. Nous essayons donc de réduire autant que possible ce type de changement. Aucune modification de dates n'est possible 7 jours ou moins avant la date de départ, et aucun remboursement ne sera effectué pour les annulations effectuées 7 jours ou moins avant la date de départ. Toute demande d'annulation ou de modification de location doit être faite par écrit à Alexandre_Lavoie@hotmail.com. Ces politiques sont sujettes à changement.

3- Prise de possession, entretien et retour du véhicule :

PRISE DE POSSESSION DU VÉHICULE

VANdredi location se réserve le droit de changer votre heure de départ au besoin. Dans cette éventualité, les clients concernés seront contactés par téléphone ou par courriel quelques jours avant la date du départ pour être avisés de la nouvelle heure attribuée. Il est important de respecter l'heure de départ sélectionnée lors de votre réservation ou l'heure de départ attribuée par notre équipe.

Si vous devez modifier votre heure de départ, vous devez contacter VANdredi Location au plus tard 24 heures avant le départ pour nous en informer. Il est possible qu'il y ait un délai d'attente lors de votre départ. L'équipe de VANdredi s'efforce de respecter l'horaire établi, mais en cas de retard occasionné par des situations hors de notre contrôle (ex: client qui ne se présente pas à l'heure prévue), l'équipe fonctionnera selon le principe "premier arrivé, premier servi". Notez qu'aucun départ n'est autorisé avant 9h00 pour des raisons de logistique.

Notez que lors d'un départ, le temps requis pour signer les documents et fournir toutes les instructions relatives à la location prendra environ 30 minutes. Assurez-vous d'avoir visionné notre vidéo explicative avant de vous présenter chez VANdredi location. U Vous allez devoir répondre à un questionnaire-test, avant votre départ avec le véhicule. Cela a pour but de simplifier et faciliter votre expérience.

PRÉAUTORISATION

Pour les particuliers: Avant de votre départ, une préautorisation de 2500 $ sur carte de crédit est exigée.

Pour les entreprises: Avant de votre départ, une préautorisation de 5000 $ sur carte de crédit est exigée.

Pour une réservation de plus de 30 jours, la préautorisation sera renouvelée au 30ème jour de location, ainsi que pour toute période de 30 jours subséquente. Une photocopie de votre carte de crédit sera effectuée lors de la prise de possession du véhicule afin de pouvoir procéder au renouvellement et sera détruite 48 heures ouvrables après le retour.

RETOUR DU VÉHICULE

Afin de garantir le bon déroulement de toutes les locations, les retours doivent être effectués à l'heure prévue, soit entre 9h et 15h, du lundi au vendredi. Les locataires doivent prévoir leur horaire en tenant compte des conditions de circulation, des intempéries, des arrêts, etc. Tout retard sera facturé à 50 $/heure. Si le véhicule est retourné après 17h00, des frais équivalents à une journée de location seront facturés. Aucun remboursement ne sera effectué en cas de retour anticipé.

La dernière journée de location est facturée en totalité, peu importe l'heure à laquelle le VR est retourné. Cette règle permet de couvrir les frais de nettoyage, entre autres. Veuillez noter que VANdredi Location n'est pas responsable des objets perdus dans les VR de location. Toutefois, nous ferons de notre mieux pour que ces objets soient restitués à leur propriétaire. Nous conserverons les objets retrouvés dans les VR pendant une période d'un mois. Le client sera responsable de les récupérer à nos bureaux.

INSPECTION DU VÉHICULE

Chaque véhicule sera inspecté avant et après la location par un employé de VANdredi Location et par le client. Il est important de noter tous les dommages existants avant de partir afin de ne pas être tenu responsable pour ceux-ci.

ENTRETIEN ET RESPONSABILITÉ

Nettoyage – Les clients sont responsables de retourner le véhicule dans le même état de propreté et d'ordre que lors de la prise en charge, y compris le nettoyage de tous les accessoires utilisés, y compris la toilette. Si le véhicule est retourné sale ou désordonné, des frais de nettoyage supplémentaires seront facturés.

Les réservoirs et toilettes portatives doivent être également vidangés et nettoyés avant votre retour s’il y a lieu.

Dommages causés aux pneus – VANdredi Location remplace régulièrement les pneus de ses vans. Tout nouveau dommage aux pneus ou aux roues constatées pendant la location est la responsabilité du client.

Dommages sur le pare-brise – Tout nouveau dommage au pare-brise constaté pendant la location est la responsabilité du client.

Accident et/ou bris mineur ou majeur sur un véhicule VANdredi Location causés par le locataire (et/ou du conducteur désigné) – Tout accident ou bris mineur ou majeur constaté par l’équipe de VANdredi Location ou déclaré par le client avant ou au moment du retour du véhicule est la responsabilité du client (locataire). Les frais de réparation seront communiqués et facturés au client une fois le rapport d’inspection émis. Ces frais seront conservés à même le dépôt et une facture sera émise si le dépôt ne couvre pas 100% des dommages.

Entretien – Les véhicules sont loués en parfait état de fonctionnement et sont inspectés régulièrement pour garantir leur intégrité mécanique et le respect des intervalles d'entretien. Pour les locations de longue durée, il est de la responsabilité du locataire de s'assurer que les entretiens sont effectués dans les délais impartis. Un employé de VANdredi Location indiquera au client le kilométrage auquel l'entretien doit être effectué. Les entretiens ont lieu tous les 10 000 km et consistent en une vidange d'huile moteur et un changement de filtres chez un garage agréé. Le locataire doit obtenir l'approbation d'un employé de VANdredi Location avant de procéder à l'entretien pour pouvoir bénéficier d'un remboursement. Le locataire doit conserver la facture pour pouvoir procéder au remboursement de ces frais lors de la restitution du véhicule.

En cas de panne ou de problème mécanique, le locataire doit contacter VANdredi Location pour obtenir de l'aide. Si le véhicule doit être immobilisé pendant plusieurs jours pour une réparation, VANdredi Location assurera un transport et un remboursement du voyage si aucun véhicule de remplacement n'est disponible.

POLITIQUE D'ANNULATION EN LIEN AVEC LE COVID-19 :

En cas d'un nouveau confinement, voici les politiques de modification de réservation flexibles qui seront temporairement réinstaurées :

CLAUSES D'ANNULATION / REMBOURSEMENT / REPORT :

1. Annulations faites 30 jours ou plus avant le départ :

Pour toutes annulations de réservations d'une valeur de 2500$ et moins, des frais de 175$ + taxes seront retenus lors de votre remboursement.
Pour toutes annulations de réservations d'une valeur de 2501$ et plus, des frais de 7% de la valeur totale de la réservation (+ taxes) seront retenus lors de votre remboursement.

2. Annulations faites de 6 à 30 jours avant la date de départ :

Vous pouvez bénéficier d'un crédit équivalent à 100% du montant de la réservation pour un report de la réservation placée à l'intérieur des 18 prochains mois.
Si vous désirez procéder à une annulation complète sans report, aucun remboursement ne s'appliquera.

3. Annulations faites 5 jours ou moins avant le départ :

Aucun remboursement ou report ne sera effectué.

Veuillez noter que cette politique est sujette à des changements en fonction de l'évolution de la situation. Nous vous remercions de votre compréhension.

Toute demande d'annulation ou de modification de location doit être faite par écrit à info@vandredi.ca ou par téléphone au 418-572-3067 (sous réserve de changements).

4- Assurances :

ASSURANCES :

Nous offrons un forfait d'assurance pour répondre à vos besoins en matière de couverture de responsabilité civile et de dommages. Veuillez noter que même si vous avez une assurance externe, nous ne créditons pas celle-ci. Tout dommage ou perte causée aux biens de location tels que les supports à vélo, le BBQ, l'habitacle arrière (ventilateur de toit, frigo, porte d'armoire, etc.) et les accessoires extérieurs tels que les pneus, le pare-brise, le panneau solaire, le rétroviseur, le moteur, etc. ne sont pas couverts par l'assurance. Si l'un de ces éléments est endommagé ou manquant lors de votre retour, vous serez responsable de tous les frais associés au remplacement ou à la réparation de ces éléments. Nous vous recommandons donc d'être prudents. Notez également que notre équipe peut découvrir des dommages sur le véhicule ou les accessoires loués après votre inspection à la fin de la location. Nous vous conseillons donc fortement de prendre une vidéo de la van (intérieur et extérieur) avant votre départ et à votre retour pour éviter toute confusion.

ACCIDENT :

En cas d'accident, votre sécurité est notre priorité. En cas d'accident grave, signalez le 911 pour un secours immédiat. Si vous avez besoin d'une assistance routière immédiate, veuillez appeler au 418-572-3067. Un constat à l'amiable se trouve dans votre coffre à gant en cas de besoin. Une fois l'état d'urgence traité (peu importe le type d'accident), contactez-nous immédiatement au 418-572-3067 pour nous informer de la situation. Nous vous assisterons au mieux de nos capacités pour la suite des choses.

En cas d'accident, responsable ou non, le client doit nous contacter le plus rapidement possible pour nous en informer. En cas d'accident non responsable (0 %), vous aurez droit à un véhicule de remplacement (voiture ou minivan) fourni par nos assurances ou rapatriement. Vous devrez payer la location du véhicule de remplacement et attendre le rapport de l'assureur pour être dédommagé. Dans le cas où le véhicule serait hors service ou en état de perte totale, nous ferons de notre mieux pour vous aider à poursuivre votre voyage ou pour rentrer chez vous. Aucun remboursement ne sera émis pour les jours de location perdus.

Veuillez noter que cette politique est sujette à des changements en fonction de l'évolution de la situation. Nous vous remercions de votre compréhension.